Un office notarial reçoit un volume d’appels très dense : ventes immobilières, signatures, mises à jour de succession, demandes d’actes, interrogations fiscales, relances, partenaires institutionnels, administrations… Chaque appel peut être important, mais tous ne nécessitent pas d’interrompre vos collaborateurs.
Nos secrétaires maîtrisent les spécificités de votre métier : étapes des actes, documents à fournir, délais, vocabulaire notarial, interlocuteurs institutionnels… Leur gestion des appels améliore la relation client, fluidifie la charge interne et renforce la qualité perçue de votre office.
Les notaires que nous suivons saluent la qualité de notre accueil téléphonique, notre réactivité et l’allègement réel de leur organisation quotidienne sans contraintes RH.
Chaque fonctionnalité répond aux réalités des offices notariaux : appels nombreux, clients parfois anxieux, relances fréquentes, importance de la précision, respect déontologique et besoin de continuité.
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Les études notariales mettent en avant la qualité de l’accueil, la précision des messages et la diminution drastique des interruptions pendant les signatures et rendez-vous.
En complément de votre accueil téléphonique, vous pouvez renforcer l’efficacité et la visibilité de votre étude grâce à des solutions pensées pour les notaires. Chaque service répond à un besoin distinct : mieux informer vos clients, fluidifier vos échanges, moderniser votre communication ou simplifier votre gestion quotidienne. Ensemble, ils construisent une expérience client plus cohérente, plus fluide et plus professionnelle.
Un site internet clair et conforme aux recommandations du Conseil Supérieur du Notariat est aujourd’hui indispensable. Il centralise vos informations essentielles, présente vos compétences, répond aux questions récurrentes, diffuse vos actualités et valorise votre image.
Associé à votre accueil téléphonique, il réduit considérablement les appels liés aux renseignements simples et rassure vos clients avant un premier contact.
Un site bien structuré permet également de détailler les procédures, les pièces à fournir, les délais ou encore les étapes d’un acte: autant d’informations qui fluidifient vos échanges et améliorent votre organisation interne.
Installé sur votre site internet, le chatbot permet de répondre automatiquement aux questions 24 h/24, même en dehors des horaires de votre étude.
Il oriente les visiteurs vers les bonnes pages, explique les étapes d’un acte, indique les documents nécessaires ou organise la prise de contact. C’est un complément naturel à votre accueil téléphonique : lorsque vos secrétaires sont en ligne ou que votre étude est fermée, le chatbot assure un relais immédiat et fiable. Il réduit les sollicitations de premier niveau et améliore la qualité des demandes reçues par votre étude.
Le Callbot prend automatiquement le relais dès que vous le souhaitez ou lorsque votre standard est saturé ou fermé. Il décroche, collecte les informations essentielles, répond aux questions simples et transmet un message structuré à votre étude.
Il garantit qu’aucun appel ne reste sans réponse, même lors de pics d’activité ou le soir. Le Callbot est conçu pour respecter les usages de la profession notariale, notamment dans la formulation et la gestion des demandes sensibles.
Externaliser son accueil téléphonique soulève naturellement des questions : continuité du service, connaissance de l’office, respect du cadre du CSN, gestion des urgences, coûts par rapport à une secrétaire interne… Dans cette FAQ, nous répondons aux principales interrogations des études notariales pour vous aider à évaluer en toute confiance si notre service d’accueil téléphonique est adapté à votre organisation et à votre manière de travailler.
Oui. Notre équipe absorbe facilement un volume d’appels élevé. Et si l’activité augmente, nous renforçons la prise en charge sans impact sur votre organisation. C’est l’un des avantages majeurs du standard téléphonique externalisé par rapport à une gestion interne.
Les urgences sont traitées selon vos instructions. L’équipe identifie la nature de l’appel, évalue son niveau d’importance et vous transmet immédiatement les informations. Cela vous garantit un standard téléphonique externalisé fiable, réactif et adapté à votre pratique.
Oui, et souvent plus. Une secrétaire interne ne peut pas absorber tous les appels ni être disponible en continu. Avec notre standard téléphonique externalisé, une équipe de 4 à 5 secrétaires formées au secteur juridique assure une présence constante, sans absence, sans rupture de service et sans gestion RH. C’est plus souple, plus stable et souvent plus rentable qu’un ETP.
Oui, nous affectons une équipe fixe à chaque cabinet. Ces secrétaires apprennent vos consignes, votre pratique, vos clients réguliers et vos habitudes. Le résultat est identique à une secrétaire interne, avec davantage de disponibilité et de continuité.
Techniquement, oui. Nos secrétaires sont disponibles du lundi au samedi. En dehors des horaires, l’AI Callbot peut prendre le relais automatiquement pour garantir qu’aucune demande ne reste sans réponse.
C’est exactement l’avantage d’un accueil téléphonique externalisé. Même en cas d’absence, d’arrêt maladie, de congés ou de surcharge de travail, votre office reste joignable en continu. Une équipe dédiée prend le relais, répond en votre nom, filtre les demandes, collecte les informations utiles et transmet des messages clairs et complets.
Nos offres s’adaptent à vos besoins. Pour en discuter, nous vous invitons à remplir le formulaire de contact en bas de page.
Remplissez le formulaire pour découvrir comment notre accueil téléphonique pour notaire peut améliorer votre organisation, réduire les interruptions et garantir une réponse professionnelle à chacun de vos appelants.